S&MBizz Helper ("S&MBizz", "השירות", "אנחנו") היא מערכת לניהול עסק קטן: חשבוניות, ספקים, מלאי, תזרים מזומנים, שעון נוכחות ושכר, ועוזר חכם שעונה על שאלות בעברית. השירות עובד באפליקציה בטלפון ובדפדפן.
השירות מופעל על ידי smbizz, עוסק מורשה 066425323. כתובת למשלוח דואר: המייסדים 8, נס ציונה.
תנאי השירות והסכם עיבוד הנתונים עם בעל העסק: תנאי שירות.
2. מי אחראי על המידע
בעל העסק הוא האחראי על המידע של העסק ושל העובדים שלו. הוא מחליט איזה מידע להכניס למערכת ולמה.
S&MBizz מעבדת את המידע בשם בעל העסק, רק כדי לתת לו את השירות.
עובד שרוצה לדעת מה נשמר עליו, או לבקש תיקון או מחיקה, פונה קודם למעסיק שלו. אפשר גם לפנות אלינו ונעביר את הבקשה לעסק.
3. איזה מידע נשמר
על בעל העסק והמנהלים: שם, דוא"ל, טלפון, שם משתמש וסיסמה (נשמרת מוצפנת בצורה שאי אפשר לשחזר), ופרטי העסק: שם העסק, מספר עוסק או ח.פ., כתובת, טלפון ודוא"ל.
מידע עסקי:
חשבוניות ותמונות או קובצי PDF של חשבוניות שהעליתם.
ספקים, מוצרים, מחירים ומלאי.
תזרים מזומנים, הכנסות והוצאות, וצ'קים דחויים.
נתונים מהקופה או מתוכנת הניהול של העסק, כשהעסק מתקין את סוכן הגשר (Bridge) שמסנכרן אותם אלינו.
שיחות עם העוזר החכם: השאלות שנשאלו והתשובות של העוזר, כדי להציג את השיחה ולבדוק את איכות התשובות.
על העובדים (רק מה שבעל העסק או העובד עצמו מכניסים):
שם, טלפון, דוא"ל, שם משתמש וסיסמה לכניסה לאפליקציה.
מספר תעודת זהות ופרטי חשבון בנק (נשמרים מוצפנים), נקודות זיכוי, קרן פנסיה.
טופס 101: כתובת, תאריך לידה, מצב משפחתי, קופת חולים, הכנסות נוספות, פרטי בן או בת הזוג (שם, תעודת זהות, תאריך לידה, האם יש הכנסה), סעיפי זיכוי על ילדים, זכאות לזיכוי בשל נכות, וחתימה.
היעדרויות (מחלה, חופשה ועוד), כולל אישורי מחלה שהעובד מעלה.
תלושי שכר.
מסמכים נוספים שבעל העסק מעלה לתיק העובד (למשל חוזה עבודה או צילום תעודת זהות).
שעות כניסה ויציאה ממשמרת.
מידע רגיש במיוחד: מידע על בריאות (אישורי מחלה, נכות, קופת חולים), מידע כלכלי (שכר, חשבון בנק) ומיקום הם מידע בעל רגישות מיוחדת לפי חוק הגנת הפרטיות. אנחנו שומרים עליו בהתאם.
האם חובה למסור את המידע: אין חובה חוקית למסור לנו מידע. אם לא תמסרו מידע מסוים, החלק בשירות שצריך אותו לא יעבוד (למשל, בלי מיקום אי אפשר להיכנס למשמרת בעסק שדורש בדיקת מיקום). חובות המעסיק לאסוף מידע על עובדים (למשל טופס 101) נובעות מדיני העבודה והמס וחלות על המעסיק.
4. מיקום
המיקום משמש רק לשעון הנוכחות של העובדים, כדי לבדוק שהעובד נמצא בעסק.
מתי נלקח מיקום: ברגע שהעובד לוחץ כניסה או יציאה ממשמרת, וכל עוד מסך השעון או המסך האישי של העובד פתוח במהלך משמרת פעילה (בדיקה בערך פעם בדקה). זה קורה באפליקציה בטלפון וגם בדפדפן.
מה נשמר: לכל כניסה וכל יציאה נשמרים המיקום (קו רוחב וקו אורך) ורמת הדיוק שלו. בזמן שהמסך פתוח נשמר מיקום רק אם העובד יצא מאזור העסק או חזר אליו. אם המיקום כבוי, נשמר רק שהמיקום היה כבוי, בלי מיקום.
השוואה לאזור העסק נעשית רק אם בעל העסק הגדיר את מיקום העסק במערכת.
אף פעם לא ברקע ואף פעם לא מחוץ למשמרת. כשהאפליקציה סגורה, או כשאף אחד משני המסכים האלה לא פתוח, לא נלקח מיקום.
בעל העסק, ועובדים שהעסק פטר מבדיקת מיקום, לא נדרשים לשתף מיקום.
5. הרשאות במכשיר
מצלמה: לצילום חשבוניות ולסריקת ברקוד או קוד QR (למשל בכניסה למשמרת).
תמונות: לבחירת חשבוניות שכבר צילמתם ולשמירת חשבוניות סרוקות.
מיקרופון וזיהוי דיבור: כדי לדבר עם העוזר החכם במקום להקליד.
מיקום: לשעון הנוכחות בלבד, כמו שמוסבר בסעיף 4.
אפשר לסרב לכל הרשאה. במקרה כזה החלק שצריך אותה לא יעבוד.
6. עם מי המידע משותף
אנחנו לא מוכרים מידע ולא משתמשים בו לפרסום. המידע עובר רק לספקי השירות שאנחנו צריכים כדי להפעיל את המערכת:
Anthropic (Claude): קריאת חשבוניות ותלושי שכר מתמונה, והעוזר החכם שעונה על שאלות.
Google Gemini: שירות חלופי לקריאת חשבוניות ולעוזר החכם (כבוי כברירת מחדל; מופעל רק אם נודיע על כך).
Cloudinary: שמירת תמונות חשבוניות ומסמכי עובדים (טופס 101, אישורי מחלה, תלושי שכר ומסמכים נוספים שבעל העסק מעלה).
Render: השרת שבו רצה המערכת.
Netlify: אתר האפליקציה בדפדפן.
Resend: שליחת מיילים (למשל איפוס סיסמה, חבילה לרואה החשבון, קישורים לטפסים לעובדים, טופס 101 חתום לרואה החשבון, אישורי תשלום פנסיה) וקבלת תלושי שכר שנשלחים אלינו במייל.
Google Drive (חשבון של S&MBizz): חבילת רואה החשבון ותלושים, כשבעל העסק שולח אותם — הקבצים משותפים רק עם המייל של רואה החשבון.
netcup (שרת בגרמניה): שרת העוזר החכם, לעסקים שהועברו אליו. מקבל את השאלות לעוזר, את התשובות, ועותק של נתוני העסק שהעוזר צריך (כולל שמות עובדים, שעות ושכר; בלי מספרי זהות, פרטי בנק, כתובות, סיסמאות וקבצים).
OpenStreetMap: חיפוש הכתובת שבעל העסק מקליד כשהוא מגדיר את מיקום העסק.
AnyDesk: תמיכה בחיבור מרחוק להתקנת סוכן הגשר ולתמיכה בו — רק מה שמופיע על המסך בזמן חיבור שבעל העסק אישר.
data.gov.il (מאגר המידע הממשלתי): בדיקת שם ספק לפי מספר ח.פ. שמופיע בחשבונית.
הקופה או תוכנת הניהול של העסק: דרך סוכן הגשר שהעסק מתקין אצלו.
מעבר לזה נמסור מידע רק אם החוק או בית משפט מחייבים אותנו.
העברה לחו"ל: כל ספקי השירות האלה, חוץ מ-data.gov.il, נמצאים מחוץ לישראל — בעיקר בארצות הברית (Render, Cloudinary, Anthropic, Resend, Netlify) ובאיחוד האירופי (netcup, גרמניה) — ולכן המידע מועבר לחו"ל לצורך הפעלת השירות בלבד.
7. דיווח על תקלות
כשמשהו נתקע באפליקציה, נשלח לשרת שלנו בלבד תיאור טכני של התקלה (הודעת השגיאה, המקום בקוד שבו היא קרתה, המסך והגרסה) כדי שנוכל לתקן. אין באפליקציה כלי ניתוח, מעקב או פרסום של חברות אחרות.
כשהעסק מפסיק להשתמש בשירות: עד 30 יום אפשר לבקש עותק של כל המידע, ואחר כך הוא נמחק. גיבויים אוטומטיים של ספק האחסון נמחקים לפי מחזור הגיבוי שלו.
רשומות שכר ונוכחות צריך לשמור שנים אחרי סיום העבודה (למשל 7 שנים לפי חוק הגנת השכר). זו חובה של המעסיק, ולכן לפני מחיקה אנחנו מוסרים לו עותק לשמירה.
הזכויות שלכם: לכל אדם שמידע עליו נשמר בשירות יש זכות לעיין במידע (סעיף 13 לחוק הגנת הפרטיות) ולבקש לתקן מידע לא נכון (סעיף 14 לחוק). בקשה שמגיעה אלינו מעובד תועבר לבעל העסק תוך 3 ימי עבודה, ונעזור לו לענות עליה.
9. אבטחה
כל התקשורת עם המערכת מוצפנת (HTTPS).
מספרי תעודת זהות ופרטי בנק נשמרים מוצפנים. סיסמאות נשמרות בצורה שאי אפשר לשחזר.
אחרי כניסה מוצלחת המכשיר מקבל קוד אקראי שמזהה אותו בכניסות הבאות, כדי לחסום ניחוש סיסמאות. הקוד לא נשמר במסד הנתונים.
לכל עסק יש מסד נתונים נפרד משלו.
מסמכים פרטיים של עובדים נשמרים כקבצים פרטיים, לא בקישור ציבורי.
אם יקרה אירוע אבטחה שפגע או עלול היה לפגוע במידע של עסק, נודיע לבעל העסק תוך 72 שעות מהרגע שגילינו אותו.
10. קטינים
השירות מיועד לעסקים ולא לילדים. הוא לא מיועד לשימוש מתחת לגיל 18.
11. שינויים במדיניות
אם נשנה את המדיניות, נעדכן את התאריך למעלה. על שינוי משמעותי נודיע באפליקציה.